Как учесть расходы на развозку сотрудников: документы для бухгалтерии

Расходы на развозку сотрудников можно учитывать, но налоговая проверяет их внимательно. Ниже — общая схема и список документов. Конкретный порядок учёта для вашей компании стоит согласовать с бухгалтером.

Когда расходы на доставку сотрудников признаются

Налоговый кодекс требует, чтобы расходы были обоснованы и подтверждены документами (статья 252 НК РФ). Расходы на доставку сотрудников к месту работы учитываются в двух основных случаях:

• доставка связана с особенностями производства: объект далеко от общественного транспорта, сменный или ночной график, когда общественный транспорт не ходит;
• доставка предусмотрена трудовыми или коллективным договором.

Причину стоит зафиксировать документально — например, в приказе или служебной записке: где находится объект, как работает общественный транспорт, какой график смен.

Какие документы нужны

• Договор с перевозчиком — договор фрахтования или договор на транспортное обслуживание. Проверьте лицензию перевозчика на перевозку пассажиров автобусами.
• Заявки или график — даты, время и маршруты поездок.
• Акты об оказанных услугах — обычно ежемесячно.
• Счета-фактуры, если перевозчик работает с НДС.
• Путевые листы или их копии — подтверждают, что машина действительно ездила по вашим маршрутам.

НДС

Если перевозчик выставляет счёт-фактуру с НДС, налог можно принять к вычету в общем порядке. Если исполнитель работает без НДС, вычета не будет. Уточните это до заключения договора.

Корпоративы и праздники

Транспорт на развлекательные мероприятия обычно не уменьшает налог на прибыль: такие расходы не связаны с производственной деятельностью. Не переименовывайте праздник в «обучение» ради учёта — это риск при проверке. Обсудите вариант с бухгалтером.

Чек-лист

1. Есть обоснование, зачем нужна развозка.
2. Договор с лицензированным перевозчиком.
3. Ежемесячные акты и счета-фактуры.
4. Путевые листы по маршрутам.
5. Цена соответствует рынку — тарифы есть на странице цен.

Мы работаем с НДС и каждый месяц передаём акты, счета-фактуры и путевые листы. Подробнее — на странице доставки сотрудников.